RH e folha

Owner, admin e manager administram remuneração, adiantamentos e períodos de folha. O cálculo é operacional e deve ser validado pelas áreas responsáveis; não substitui folha legal, encargos ou obrigações trabalhistas.

Pré-requisitos

• Colaboradores ativos.
• Perfis de remuneração vigentes.
• Categorias financeiras, especialmente uma categoria de despesa para folha.
• Moeda correta da empresa.
• Processo de revisão e aprovação definido.

Perfis de remuneração

Para cada colaborador, informe:

• tipo mensal ou diário;
• valor positivo;
• frequência semanal, quinzenal ou mensal;
• início da vigência;
• fim opcional igual ou posterior ao início.

Ao criar um novo perfil, todos os perfis anteriores do colaborador ficam inativos e o novo se torna ativo. O cálculo procura o perfil ativo mais recente cuja vigência cruza o período.

Adiantamentos

Um adiantamento exige colaborador, valor positivo e data de pagamento; projeto e observações são opcionais.

Ao salvar:

• nasce com estado paid;
• cria uma saída de caixa na mesma data;
• permanece disponível para desconto em uma folha cujo período inclua a data.

Ao criar a folha, o adiantamento é ligado ao item e muda para discounted. Antes disso, sua exclusão também remove o movimento de caixa. Depois do vínculo à folha, não pode ser excluído diretamente.

Prévia da folha

A prévia considera colaboradores ativos com perfil vigente:

• remuneração mensal: valor do perfil;
• remuneração diária: valor diário multiplicado pelos dias úteis do período;
• adiantamentos pagos dentro do período;
• faltas em dias e valor calculado ou informado;
• horas extras, valor da hora e valor calculado ou informado;
• ajuste manual positivo ou negativo;
• líquido limitado ao mínimo de zero.

Fórmula operacional por item:

líquido = bruto - adiantamentos - faltas + horas extras + ajuste manual

Para valor diário, falta padrão usa valor diário por dia. Para mensal, o padrão divide pelo número de dias úteis. A hora extra padrão usa jornada de oito horas por dia; os valores podem ser substituídos manualmente.

Criar um período

1. Informe início, fim e vencimento.
2. Gere a prévia.
3. Revise cada colaborador, falta, hora extra e ajuste.
4. Registre justificativas nos ajustes.
5. Salve como rascunho.

Períodos não podem se sobrepor. Apenas colaboradores elegíveis entram na prévia.

Rascunho

No estado draft, itens podem ser editados individualmente ou em lote. Alterações recalculam líquido e totais. Nenhuma conta a pagar existe ainda.

Fechar a folha

Ao fechar um rascunho:

1. os totais são recalculados;
2. cada item com líquido maior que zero gera uma conta a pagar própria;
3. a categoria escolhida em Empresa é usada; na ausência, o sistema tenta a categoria de despesa “Mão de obra”;
4. o vencimento do período é aplicado às contas;
5. a folha muda para pending.

Pagamentos das contas atualizam o período:

• pending: nenhuma conta com baixa;
• partial: ao menos uma conta parcial ou paga, sem conclusão total;
• paid: todas as contas pagas.

Reabrir

Somente folha pending e sem qualquer movimento de pagamento pode voltar a rascunho. A reabertura exclui as contas a pagar geradas e remove seus vínculos dos itens.

Se houve qualquer baixa, estorne primeiro os movimentos até a folha voltar a pending; então reabra. Folha parcial ou paga não é reaberta diretamente.

Como validar

1. Crie colaborador e perfil mensal ou diário.
2. Registre adiantamento dentro do período.
3. Gere prévia e confira bruto, adiantamento, faltas, extras e líquido.
4. Salve rascunho e altere um item.
5. Feche e confira uma conta a pagar por item com líquido positivo.
6. Faça baixa parcial e confirme folha partial.
7. Estorne a baixa, confirme pending e teste a reabertura.

Erros comuns

• Colaborador não aparece: está inativo, sem perfil ativo ou com vigência fora do período.
• Período rejeitado: sobrepõe outra folha.
• Não consigo editar: folha não está em rascunho.
• Não consigo fechar: estado incorreto ou categoria de despesa ausente.
• Não consigo reabrir: folha não está pendente ou alguma conta possui movimento.
• Adiantamento não foi descontado: data fora do período, já vinculado ou estado diferente de pago.
• Valor inesperado: confira dias úteis, tipo de remuneração, substituições manuais, faltas e horas extras.

Segurança e governança

• Restrinja o acesso a responsáveis autorizados.
• Registre justificativa para ajustes manuais.
• Faça conferência humana antes de fechar.
• Não interprete o cálculo como holerite, cálculo fiscal ou obrigação legal.

Próximos assuntos

• Financeiro
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